Роздруківки з Резерв+: що кадровикам робити зі старими витягами

Кадрові служби підприємств не мають права просто викинути в смітник старі роздруківки електронних військово-облікових документів із застосунку "Резерв+". Згідно із законодавством, паперова копія е-ВОД наділена юридичною силою оригіналу, тому навіть неактуальні версії документів військовозобов'язаних працівників підлягають обов'язковому зберіганню протягом трьох років.

На цьому наголосили експерти з кадрового обліку та трудового права на порталі 7eminar, передає Новини.LIVE.

Юридичний статус роздруківки з "Резерв+"

Законна вимога про часте оновлення даних військовозобов'язаними на роботі призводить до того, що працівники регулярно надають роботодавцям нові і нові роздруківки своїх електронних військово-облікових документів (е-ВОД). У кадровиків часто виникає питання: а що робити при накопиченні цих паперів та чи треба лишати в особовій справі лише останню, найсвіжішу версію.

З точки зору закону, утилізувати попередні роздруківки категорично заборонено. Відповідно до пункту 9 Порядку оформлення та видачі військово-облікового документа, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 16 квітня 2024 року №559, роздрукований електронний витяг має абсолютно таку ж юридичну силу, як і традиційний паперовий військовий квиток. Тобто кожна роздруківка з "Резерв+" де-факто прирівнюється до оригіналу.

Чому заборонено викидати старі витяги з Резерв+

Оскільки роздрукований е-ВОД має статус офіційного документа, поводження з ним жорстко регламентується правилами кадрового діловодства. Навіть якщо інформація у папері втратила актуальність після генерації нового витягу в застосунку "Резерв+", стара копія фіксує стан облікових даних працівника на конкретний проміжок часу. Знищення таких документів без дотримання процедури розцінюється як порушення обліку на підприємстві.

Терміни зберігання кадрової та військово-облікової документації не визначаються на власний розсуд підприємства. Цей процес регламентовано Переліком типових документів, що створюються під час діяльності юридичних осіб, який затверджено наказом Міністерства юстиції України від 12.04.2012 №578/5.

Щоб не отримати штраф під час перевірки ТЦК, роботодавцям слід дотримуватися таких правил:

• усі військово-облікові документи підлягають обов'язковому зберіганню протягом 3 років;
• норма про трирічний строк поширюється на всі проміжні, застарілі та неактуальні версії роздруківок е-ВОД;
• старі витяги необхідно не викидати, а архівувати відповідно до затвердженої номенклатури справ компанії, доки не сплине встановлений законом термін.

Новини.LIVE інформували, що відсутність бізнесу в графіку перевірок стану військового обліку на 2026 рік не гарантує уникнення контролю. Закон дозволяє ТЦК проводити не лише планові, а й позапланові інспекції за спеціальною процедурою, прописаною в профільному порядку ведення обліку.

Водночас представники ТЦК не мають права самостійно зупиняти автомобілі на дорогах, оскільки ці повноваження належать виключно Національній поліції. Військові можуть лише вимагати пред'явлення військово-облікових документів уже після законної зупинки машини правоохоронцями.