Распечатки из Резерв+: что кадровикам делать со старыми выписками

Кадровые службы предприятий не имеют права просто выбросить в мусор старые распечатки электронных военно-учетных документов из приложения "Резерв+". Согласно законодательству, бумажная копия электронного военно-учетного документа (е-ВОД) обладает юридической силой оригинала, поэтому даже устаревшие версии документов военнообязанных работников подлежат обязательному хранению в течение трех лет.

Об этом заявили эксперты по кадровому учету и трудовому праву на портале 7eminar, сообщает Новини.LIVE.

Юридический статус распечатки из Резерв+

Законное требование о частом обновлении данных военнообязанными на работе приводит к тому, что работники регулярно предоставляют работодателям все новые и новые распечатки своих электронных военно-учетных документов (е-ВОД). У кадровиков часто возникает вопрос: а что делать при накоплении этих бумаг и нужно ли оставлять в личном деле только последнюю, самую свежую версию.

С точки зрения закона, уничтожать предыдущие распечатки категорически запрещено. В соответствии с пунктом 9 Порядка оформления и выдачи военно-учетного документа, утвержденного постановлением Кабинета Министров Украины от 16 апреля 2024 года № 559, распечатанная электронная выписка имеет абсолютно такую же юридическую силу, как и традиционный бумажный военный билет. То есть каждая распечатка из "Резерв+" де-факто приравнивается к оригиналу.

Почему запрещено выбрасывать старые выписки из Резерв+

Поскольку распечатанный электронный ВОД имеет статус официального документа, обращение с ним строго регламентируется правилами кадрового делопроизводства. Даже если информация на бумаге утратила актуальность после генерации новой выписки в приложении "Резерв+", старая копия фиксирует состояние учетных данных работника на конкретный промежуток времени. Уничтожение таких документов без соблюдения процедуры расценивается как нарушение учета на предприятии.

Сроки хранения кадровой и военно-учетной документации не определяются по усмотрению предприятия. Этот процесс регламентирован Перечнем типовых документов, создаваемых в ходе деятельности юридических лиц, утвержденным приказом Министерства юстиции Украины от 12.04.2012 № 578/5.

Чтобы не получить штраф во время проверки ТЦК, работодателям следует соблюдать следующие правила:

• все военно-учетные документы подлежат обязательному хранению в течение 3 лет;
• норма о трехлетнем сроке распространяется на все промежуточные, устаревшие и неактуальные версии распечаток электронных военно-учетных документов (е-ВОД);
• старые выписки необходимо не выбрасывать, а архивировать в соответствии с утвержденной номенклатурой дел компании до истечения установленного законом срока.

Новини.LIVE сообщали, что отсутствие предприятия в графике проверок состояния воинского учета на 2026 год не гарантирует избежания контроля. Закон позволяет ТЦК проводить не только плановые, но и внеплановые инспекции по специальной процедуре, прописанной в профильном порядке ведения учета.

В то же время представители ТЦК не имеют права самостоятельно останавливать автомобили на дорогах, поскольку эти полномочия принадлежат исключительно Национальной полиции. Военные могут лишь требовать предъявления военно-учетных документов уже после законной остановки машины правоохранителями.