Військовий облік 2026: як правильно вести номенклатуру справ

Підприємствам заборонено створювати окрему номенклатуру справ виключно для військового обліку. Згідно із законодавством, такі документи мають бути обов'язковою частиною єдиної зведеної номенклатури компанії, для якої кадровики виділяють спеціальний підрозділ із відповідними індексами.

Про це повідомили експерти з кадрового обліку та трудового права на портаіл 7eminar, передає Новини.LIVE.

Чому не можна вести номенклатуру окремо

Українське законодавство не дозволяє роботодавцям вести відокремлену номенклатуру справ, яка б стосувалася виключно питань військового обліку. Усі напрями діяльності компанії мають бути обов'язково об'єднані в одному загальному документі.

Будь-які спроби розробити ізольований локальний акт виключно для кадровиків чи осіб, відповідальних за взаємодію з територіальними центрами комплектування, буде вважатися державними органами як пряме порушення встановлених правил ведення діловодства.

Юридичне обґрунтування такої заборони міститься в Законі України "Про Національний архівний фонд та архівні установи" від 24 грудня 1993 року №3814-XII. В абзаці 16 статті 1 цього документа чітко вказано, що номенклатура справ є систематизованим переліком назв, який обов'язково формується у діловодстві. Кожна юридична особа повинна мати єдину зведену номенклатуру.

Хоча окремий документ створювати не можна, підприємства зобов'язані передбачити для військового обліку спеціальний розділ чи підрозділ у своїй базовій номенклатурі.

Це прямо випливає з пункту 37 Порядку організації та ведення військового обліку призовників, військовозобов'язаних та резервістів, який уряд затвердив постановою №1487 від 30 грудня 2022 року.

Згідно з цим нормативним актом, усі поточні відомості, списки, розрядні списки та листування з ТЦК та СП формуються у відповідні справи виключно за затвердженим планом компанії. На практиці це означає, що у зведеній номенклатурі для кадрової служби або іншого профільного підрозділу виділяють конкретні індекси та прописують відповідні заголовки справ для зберігання всієї військово-облікової документації.

Новини.LIVE інформували, що навіть якщо компанія не потрапила до річного списку ревізій на 2026 рік, це не виключає візиту ТЦК. Крім заздалегідь узгоджених інспекцій, військкомати наділені правом влаштовувати позапланові перевірки за наявності визначених законом приводів.

Кадрові зміни в топменеджменті також тягнуть за собою термінову бюрократичну роботу. Якщо на підприємстві призначили нового керівника, підприємство мусить сповістити територіальний центр комплектування не пізніше ніж через тиждень після підписання наказу. Крім того, якщо попередній директор власноруч керував питанням військового обліку, до ТЦК окремо подається документ про зняття з нього цих посадових обов'язків.